Licencjonowanie per użytkownik polega na naliczaniu opłaty proporcjonalnie do liczby osób posiadających aktywne konto w systemie. Im więcej pracowników firmy korzysta z danego narzędzia, tym wyższy jest łączny koszt subskrypcji. Model ten jest jednym z najczęściej stosowanych sposobów rozliczeń w oprogramowaniu biurowym, systemach CRM oraz narzędziach do zarządzania projektami.
W wielu systemach rozróżnia się kilka kategorii kont, na przykład konta z pełnym dostępem do edycji danych oraz konta z ograniczonym dostępem, przeznaczone wyłącznie do przeglądania informacji. Konta o ograniczonych uprawnieniach są zwykle tańsze lub bezpłatne, co pozwala firmie ograniczyć koszty przy zachowaniu dostępu do systemu dla większej liczby osób.
Rozliczenie per użytkownik jest łatwe do zrozumienia i przewidywalne przy stabilnej liczbie pracowników, jednak w firmach o dużej rotacji kadrowej lub sezonowym zatrudnieniu koszty mogą się znacząco wahać. Alternatywą stosowaną przez część dostawców jest rozliczenie oparte na liczbie transakcji lub ilości przetwarzanych danych, niezależne od liczby kont — pełny obraz kosztów wdrożenia opisano w haśle Koszt całkowity wdrożenia SaaS (TCO).